Konec prázdnin bývá ideální chvíle otevřít šuplík, ze kterého při zavírání vyskakují papíry. Záruční listy od pračky, kterou už nemáte, tři roky staré vyúčtování energií, dětské průkazky z tábora a složenky, o kterých nikdo neví, k čemu jsou. Tenhle článek vám pomůže rozhodnout, co patří do trvalého archivu, co si nechat na pár let a co bez výčitek skartovat.
Základní pravidlo: papír nechte tak dlouho, jak dlouho ho můžete potřebovat
Žádný zákon domácnosti nepřikazuje mít archiv. Doklady si ale schováváte kvůli tomu, abyste mohli něco prokázat: že jste zboží koupili, že jste dluh splatili, že smlouva platí. Na to je dobré znát dvě základní lhůty z občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.):
- obecná promlčecí lhůta trvá tři roky (§ 629 odst. 1) a běží od chvíle, kdy mohlo být právo poprvé uplatněno, tedy když se o rozhodných okolnostech věřitel dozvěděl nebo dozvědět měl a mohl (§ 619),
- majetkové právo se promlčí nejpozději za deset let ode dne, kdy dospělo (§ 629 odst. 2). Pro některá práva, třeba na náhradu škody, platí zvláštní lhůty.
Promlčení neznamená, že dluh zanikl. Druhá strana se ale může promlčení dovolat a soud k němu sám nepřihlíží, musí ho vznést dlužník. Proto se vyplatí schovat doklad o zaplacení alespoň na tři roky po splacení a u větších závazků klidně déle.
Co schovat natrvalo
Do trvalé složky patří papíry, které nejde nebo je drahé znovu získat, a papíry, které dokládají vlastnictví a osobní historii:
- rodné listy, oddací a úmrtní listy, rozsudky o rozvodu, dohody o výživném,
- vysvědčení, diplomy, maturitní a státnicové dokumenty, osvědčení o kurzech,
- kupní smlouvy a výpisy z katastru k nemovitosti, kolaudační rozhodnutí, projektová dokumentace a revizní zprávy,
- závěti a dokumenty k dědictví,
- očkovací průkazy a lékařské zprávy o závažných onemocněních a operacích (kopie, originály zůstávají u lékaře),
- doklady o odpracovaných letech: pracovní smlouvy, potvrzení o zaměstnání, rozhodnutí o důchodu.
U zdravotních papírů platí jednoduchá pomůcka: požádat u lékaře o kopii nebo výpis stojí jen trochu času, ale je lepší mít vlastní přehled, než složitě dohledávat, co se kdy dělo. Kolik let lékař dokumentaci uchovává, se liší podle typu záznamu, tak to případně zjistěte přímo u něj.
Co si nechat na několik let
Tahle skupina je největší a právě tady se archivy nejčastěji nafukují.
Záruční listy a doklady o koupi
U nových věcí, které kupujete jako spotřebitel, můžete vadu vytknout, pokud se projeví do dvou let od převzetí (§ 2165 občanského zákoníku), v praxi se tomu říká záruka 24 měsíců. U použité věci se lhůta může zkrátit až na jeden rok (§ 2168). Doklad o koupi stačí mít do konce této lhůty. Reklamaci má prodejce vyřídit nejpozději do třiceti dnů, pokud se nedohodnete jinak (zákon č. 634/1992 Sb., § 19). Jakmile záruka skončí, účtenku od žehličky můžete vyhodit. Výjimka: drahé věci, které chcete jednou prodat (kolo, elektronika, nářadí), protože doklad zvyšuje důvěru kupujícího. A také věci s delší zárukou od výrobce, tam platí datum uvedené v záručním listu.
Praktický tip: účtenky z termotisku časem blednou. Vyfoťte je hned a fotku uložte do složky s názvem věci a rokem nákupu. Co dělat, když se vada objeví, popisuje text o právu na opravu.
Smlouvy a vyúčtování
- Nájemní smlouvy, smlouvy o energiích, internetu a pojištění: po dobu platnosti a ještě aspoň tři roky po jejím skončení. Pojistky a jejich dodatky se hodí i u pozdějších sporů o plnění.
- Vyúčtování služeb a energií: tři roky. Vyplatí se hlavně při řešení přeplatků a nedoplatků.
- Doklady o splacených úvěrech a půjčkách: potvrzení o splacení nechte alespoň deset let, protože jde o peníze a nejzazší promlčecí doba je právě tak dlouhá.
- Potvrzení o zaplacení školného, kroužků a školek: pár let, hodí se třeba při odpočtech nebo sporech s poskytovatelem.
Daňové doklady
Kdo má jen zaměstnání a podává občas daňové přiznání, ať si ponechá potvrzení o zdanitelných příjmech, potvrzení o úrocích z hypotéky, o penzijním a životním pojištění a o darech. Finanční úřad může daň doměřit i zpětně, proto tyhle podklady neskartujte hned po podání přiznání. Přesnou délku lhůty a povinnosti podnikatelů vám sdělí účetní nebo finanční úřad, protože se liší podle situace. Kdo podniká na živnost, má povinnosti k uchování dokladů výrazně přísnější a domácí pravidla mu nestačí.
Co můžete skartovat brzy
Tady je rozhodování jednoduché, protože jde o papíry, které už nic nedokládají:
- účtenky za běžné potraviny a drogerii,
- bankovní výpisy, které máte online a stáhnete si je kdykoli znovu (u papírových si nechte ty s významnými platbami),
- kopie starých objednávek, potvrzení o platbě kartou, letenky a vstupenky po skončení cesty,
- návody k věcem, které už nevlastníte, a reklamní letáky,
- záruční listy od zboží, kterému záruka skončila,
- zrušené smlouvy s jasně ukončeným vztahem, po uplynutí tří let od ukončení a s potvrzením, že je vše vyrovnáno.
Než příště vyrazíte na dovolenou, přečtěte si i článek o tom, co po vás chce pojišťovna: pojistky a potvrzení o pojištění se hodí mít po ruce i v elektronické kopii.
Jak to uspořádat, aby se to dalo najít za minutu
Nejlepší systém je ten, který vydrží i při lenosti. Stačí dva až tři šanony nebo jedna krabice s rozlišovači:
- Složka „Osobní a rodinné“: průkazy, listiny, zdravotní zprávy, škola.
- Složka „Bydlení a majetek“: smlouvy k bytu nebo domu, energie, pojistky, revize kotle.
- Složka „Finance“: úvěry, daňová potvrzení, vklady, důchodové pojištění.
- Složka „Záruky“: rozdělte podle roku nákupu. Na konci roku otevřete ten, kterému právě skončila záruka, a vyhoďte ho celý.
Ke každé složce přidejte lístek s rokem, do kdy se má projít. Nejde o dokonalost, jde o to, aby jednou ročně, třeba první víkend po prázdninách, stačilo otevřít krabici a bez přemýšlení vyhodit to, co je označené.
Ze stejného důvodu stojí za to papíry třídit už při stěhování, ne až v nové krabici.
Digitalizace: fotka není originál, ale zachrání situaci
Naskenujte nebo vyfoťte nejdůležitější dokumenty a uložte je na dvě místa, třeba do zašifrované složky v počítači a na externí disk. Průkazy a listiny skenujte v rozlišení, ve kterém se dají přečíst všechna čísla. Zálohu chraňte heslem, protože obsahuje údaje, které by mohl někdo zneužít. Originály přesto nevyhazujte: u řady úkonů se po vás budou chtít.
Jak bezpečně skartovat
Na papírech, které vyhazujete, bývá jméno, adresa, rodné číslo, čísla účtů, čísla pojistných smluv nebo podpis. Do papírového koše je proto nedávejte celé.
- Skartovačka: nejlépe s příčným řezem, který papír rozseká na malé částice. Podle evropské normy DIN 66399 se míra zabezpečení dělí do sedmi stupňů (P-1 až P-7). Pro osobní dokumenty se hodí příčný řez, u kterého vzniknou částice s plochou kolem 160 mm² nebo menší (stupeň P-4). Pruhy široké několik milimetrů se dají poskládat zpět.
- Bez skartovačky: papíry natrhejte na malé kousky a část vyhoďte do papíru, část do směsného odpadu. Kdo má dost času, může papír rozmočit ve vodě.
- Větší objem: některé kopírovací služby a obecní úřady nabízejí skartaci jednorázově. Zeptejte se, jak s materiálem naloží dál.
- Skartované papíry patří do modrého kontejneru na papír. Ve sběru papíru by neměly skončit znečištěné papíry, ty patří do směsného odpadu.
Nezapomeňte na to, co papírem nevypadá: staré kreditní karty rozstřihněte přes čip a magnetický proužek, staré SIM karty rovněž. Předtím zrušte platnost u banky nebo operátora.
Časté otázky
Musím doma uchovávat účtenky za všechno?
Ne. Doma nic uchovávat podle zákona nemusíte, ale jde o vaše důkazy. Schovejte účtenky u věcí, na které se vztahuje záruka, a u větších plateb.
Stačí mít smlouvu jen v mobilu?
V mnoha případech ano, protože elektronická kopie vás obvykle uspokojí při běžné komunikaci s dodavatelem. U důležitých dokumentů, jako jsou nemovitost, úvěr nebo pojištění, si nechte papírový originál a zálohu odděleně.
Co dělat s doklady po zemřelém příbuzném?
Do řízení o dědictví nic neskartujte. Uschovejte smlouvy, výpisy z účtů, pojistky a doklady k majetku a poraďte se se soudním komisařem nebo notářem, který dědictví projednává. Teprve potom třiďte.
Jak často archiv procházet?
Stačí jednou za rok. Nejjednodušší je vázat to na pevný termín, třeba konec prázdnin nebo leden, kdy se dělají daňová přiznání.
Můžu papíry z archivu rovnou vyhodit do papíru?
Ne, pokud jsou na nich osobní údaje. Nejdřív je skartujte a teprve potom dejte do modrého kontejneru.
