Datová schránka je oficiální elektronická adresa, přes kterou si s vámi úřady, soudy i další instituce mohou posílat dokumenty. Pro fyzické osoby je zdarma a zřídit si ji můžete za pár minut z pohodlí domova. Přesto ji mnoho lidí odkládá, dokud jim ji nezřídí stát, nebo dokud nepřijde důležitá zpráva a oni o ní neví. Tenhle text vysvětluje, kdo ji může mít, jak ji získat, jak se do ní přihlásit a co se stane, když zprávu přehlédnete.
Co datová schránka je a k čemu se hodí
Zjednodušeně jde o schránku, do které dorazí úřední zpráva a která má stejnou funkci jako doporučený dopis. Hlavní výhoda je, že s úřady komunikujete elektronicky: nemusíte stát ve frontě na poště, nemusíte kvůli podání chodit na přepážku a nemusíte čekat na listovní zásilku. Portál Digitální a informační agentury uvádí, že komunikace s úřady je pro fyzické osoby zdarma.
Schránku využijete například tehdy, když:
- posíláte úřadu podání nebo žádost a chcete mít jistotu, že dorazilo,
- očekáváte rozhodnutí úřadu nebo soudu a nechcete přijít o zásilku, protože nejste doma,
- cestujete nebo dlouhodobě pracujete mimo domov a poštu si nevyzvedáváte pravidelně.
Datová schránka není určena k běžné soukromé korespondenci. Je to úřední kanál a tak s ní také zacházejte.
Kdo ji může mít
Podle zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (č. 300/2008 Sb.) má fyzická osoba nárok na jednu datovou schránku. Zřídí se bezplatně na základě žádosti. Pro občana je zřízení dobrovolné, nikdo vás k němu nemůže nutit. Jinak je to u podnikatelů: podle portálu se jim schránka zřizuje po zapsání do příslušné evidence bez žádosti. Podnikající fyzická osoba tak může mít schránku pro podnikání a k tomu ještě osobní, což jsou podle agentury dva různé subjekty.
Pokud podnikáte nebo jste zapsáni v některé státní evidenci, může vám dorazit dopis s přístupovými údaji ke schránce, kterou jste si nevyžádali. Takové schránky se podle agentury zpřístupní po čase i bez vašeho zásahu, proto dopis neodkládejte. Sporné situace vám u infolinky (954 200 200) nebo přes kontaktní formulář na portálu datovka.gov.cz vysvětlí přímo agentura.
Jak si datovou schránku zřídit
Portál agentury popisuje tři způsoby. Nejrychlejší je ten první.
Online přes Identitu občana
Přihlásíte se na portálu datovka.gov.cz pomocí Identity občana. Ta funguje podobně jako přihlášení do internetového bankovnictví: použijete bankovní identitu, občanský průkaz s čipem (eObčanku) nebo Mobilní klíč eGovernmentu. Schránka se podle portálu zřídí a zpřístupní bezodkladně, takže po přihlášení ji hned můžete používat. Předem si ověřte, že vaše banka bankovní identitu nabízí a že máte přístup do internetového bankovnictví.
Osobně na Czech POINTu
Kontaktní místo Czech POINT (například na poště nebo na úřadě) ověří vaši totožnost a žádost zpracuje. Podle portálu se většina žádostí vyřídí na místě. Seznam pracovišť najdete na stránkách datovka.gov.cz. Vezměte si s sebou občanský průkaz.
Písemně s ověřeným podpisem
Třetí možností je formulář s úředně ověřeným podpisem, který zašlete na adresu Digitální a informační agentury. Schránka se podle portálu zřídí obvykle do tří dnů. Je to nejpomalejší cesta, ale hodí se, když nemáte bankovní identitu ani čipový občanský průkaz.
Za vás může o schránku požádat také zástupce, pokud je k tomu oprávněný. Jak to funguje u dětí, portál ve zmíněném přehledu nerozvádí, a proto to tady nepopisujeme: zeptejte se na infolince.
Tři kroky od žádosti k první zprávě
Ať zvolíte jakoukoli cestu, celý postup má podle portálu tři kroky: podáte žádost, obdržíte přihlašovací údaje (dorazí do schránky, poštou nebo e-mailem, podle způsobu zřízení) a přihlásíte se na portálu datovka.gov.cz. U online zřízení přes Identitu občana odpadá čekání, protože se přihlašujete rovnou. Po přihlášení si hned projděte nastavení schránky a doplňte e-mailovou adresu pro upozornění, o kterých je řeč níže.
Jak se do schránky přihlásit
Do schránky se vstupuje přes portál datovka.gov.cz. Přihlašovací metody jsou podle agentury tyto:
- Identita občana (bankovní identita, eObčanka nebo Mobilní klíč): vysoká úroveň zabezpečení a žádné další heslo, které byste si museli pamatovat,
- Mobilní klíč v telefonu nebo tabletu s Androidem či iOS,
- jméno a heslo: jednoduché řešení jen se základní úrovní zabezpečení,
- jméno, heslo a kód z SMS: dvoufázové ověření,
- certifikát, který se musí nainstalovat a zaregistrovat.
Pro většinu lidí je nejpohodlnější a nejbezpečnější bankovní identita nebo Mobilní klíč. Jméno a heslo si neukládejte do sdíleného souboru ani do mobilu bez zámku. Pokud přístupové údaje zapomenete nebo ztratíte, postup najdete v článku Přístupové údaje na portálu agentury.
Jak funguje doručování a lhůta deseti dnů
Tohle je část, kterou lidé podceňují nejčastěji. Podle § 17 zákona 300/2008 Sb. je dokument doručen ve chvíli, kdy se do schránky přihlásí osoba, která k ní má přístup. Pokud se nikdo nepřihlásí do deseti dnů ode dne, kdy zpráva do schránky dorazila, považuje se zpráva za doručenou posledním dnem této lhůty. Odborně se tomu říká fikce doručení.
Z toho plyne několik praktických věcí:
- Lhůty, které se odvíjejí od doručení (například na odvolání), začínají běžet i tehdy, když jste zprávu nikdy neotevřeli.
- Zákon počítá s výjimkami: fikci doručení může vyloučit jiný právní předpis. U důležitých věcí se proto nespoléhejte na to, že se něco „počítá“ nebo „nepočítá“.
- Zprávy ve schránce nezůstávají navždy. Portál uvádí, že se uchovávají 90 dní od chvíle, kdy se do schránky přihlásí oprávněná osoba. Důležité dokumenty si proto stáhněte a uložte.
Nastavte si upozornění
Nejlepší obranou proti přehlédnuté zprávě je upozornění. V nastavení schránky můžete zadat e-mailovou adresu, na kterou systém odešle notifikaci o dodání nové zprávy. Samotné zprávy se z důvodu ochrany osobních údajů na e-mail přeposílat nedají, e-mail vás jen upozorní, že je čas se přihlásit. Mezi doplňkovými službami agentury je uvedeno také SMS upozornění. Konkrétní podmínky a případné ceny si ověřte přímo na portálu.
Co dělat, když zprávu přehlédnete
Nejdřív zjistěte, kdy zpráva do schránky dorazila, protože od toho se lhůta počítá. Pak postupujte takhle:
- Přihlaste se a zprávu si přečtěte. Pokud lhůta deseti dnů ještě neuplynula, doručení nastává přihlášením.
- Stáhněte si zprávu a přílohy a uložte je mimo schránku.
- Zjistěte, jaká lhůta z dokumentu plyne, a zapište si její poslední den.
- Jestliže jste lhůtu zmeškali, obraťte se co nejdřív na úřad, který zprávu poslal, případně na advokáta nebo poradnu. Někdy jde zmeškání omluvit, ale záleží na typu řízení a na důvodech, a to nemůže obecný text posoudit.
Bezpečnost a další drobnosti
Přihlašovací údaje nikomu nesdělujte. Podezřelé e-maily o „blokaci schránky“ a podobné výzvy si ověřte přímo na portálu datovka.gov.cz nebo na infolince, ne přes odkaz ve zprávě.
Nemáte-li chuť archivovat zprávy sami, agentura nabízí placenou službu Datový trezor. Jde o volitelnou službu navíc, pro běžné použití stačí zprávy stahovat a ukládat. Pokud se vám při přihlášení nedaří zadat heslo, zkontrolujte rozložení klávesnice a záměnu velkého písmene I a malého l. Doporučuje se heslo nejdřív zkusit napsat do textového editoru.
Časté otázky
Musím mít datovou schránku jako běžný občan?
Ne. Pro fyzické osoby, které nepodnikají, je zřízení dobrovolné. Podnikatelům a dalším zapsaným subjektům ji zřizuje stát sám.
Kolik datová schránka stojí?
Zřízení i komunikace s úřady jsou pro fyzickou osobu zdarma. Zpoplatněné jsou jen některé doplňkové služby, například archivace zpráv v Datovém trezoru nebo poštovní datová zpráva.
Můžu si zřídit schránku bez občanského průkazu s čipem?
Ano. Kromě bankovní identity a eObčanky můžete jít na Czech POINT s platným průkazem totožnosti, nebo poslat formulář s úředně ověřeným podpisem.
Co se stane, když se do schránky deset dní nepřihlásím?
Zpráva se posledním dnem lhůty považuje za doručenou, i když jste ji neotevřeli. Od toho dne mohou běžet další lhůty, proto si nastavte e-mailové upozornění a schránku kontrolujte.
Jak dlouho zprávy ve schránce zůstávají?
Podle portálu agentury 90 dní od přihlášení oprávněné osoby. Důležité dokumenty si stáhněte a uložte.
